A AIM Portugal com sede na Av. Conde Valbom, 6, 5º, 1050-068 Lisboa, Portugal, com registo no Registo Comercial da Conservatória de Lisboa com o número 504565826 (adiante, o «Responsável pelo Tratamento» ou a «AIM»), na sua qualidade de Responsável pelo Tratamento de Dados, de acordo com o artigo 13.º do Regulamento da UE n.º 679/2016 (adiante, o «Regulamento sobre a Proteção de Dados»), e as posteriores modificações e integrações, recolhe e trata posteriormente os dados pessoais(1) dos participantes (adiante, os «Titulares dos Dados») – que incluem formadores e formandos – no congresso e/ou noutro evento científico ou de formação (adiante, o «Evento»).
1. Âmbitos e formas do tratamento:
Os dados pessoais dos Titulares dos Dados são tratados no contexto da atividade comercial da AIM, nos seguintes âmbitos:
1. inscrição e participação no Evento;
2. obrigações fiscais, administrativas e contabilísticas estritamente associadas à participação acima referida;
3. execução de obrigações específicas previstas na lei, regulamentos ou normas da UE (como a administração de créditos para a Formação Médica Contínua);
4. distribuição gratuita de documentação relativa ao Evento;
5. utilização da imagem e/ou da voz do Titular dos Dados tal como gravada durante o Evento, em vídeos, gravações de áudio e/ou fotografias do Evento publicados no sítio web e nas redes sociais do Grupo AIM, bem como no sítio web e nas redes sociais dos Eventos, caso existam.
O tratamento dos dados pessoais é executado, sob a autoridade do Responsável pelo Tratamento, por entidades especificamente nomeadas, autorizadas e instruídas para o tratamento, de acordo com os artigos do Regulamento sobre a Proteção de Dados, por meio de ferramentas manuais, automatizadas ou de telecomunicações, com uma lógica estritamente associada aos âmbitos e, em qualquer caso, de forma a garantir a confidencialidade e a segurança dos dados pessoais.
Sem prejuízo das normas jurídicas, os dados pessoais serão mantidos por um período de tempo definido com base em critérios relacionados com a natureza e a duração do Evento, bem como com base nas necessidades adicionais do Titular dos Dados.
2. Base jurídica para o tratamento, natureza da transferência e consequências da recusa, o consentimento do Titular dos Dados:
Com referência aos âmbitos enumerados na secção 1 anterior, pontos 1., 2., 3., 4., e 5., a transferência dos dados pessoais é obrigatória e representa uma condição necessária à inscrição e à participação posterior no Evento. Efetivamente, a falta de transferência determinará a impossibilidade da inscrição do Titular dos Dados no Evento. Em consequência, a base jurídica do tratamento conexo é a participação plena no Evento e a próxima atualização sobre os futuros projetos, iniciativas e eventos da AIM da mesma área de interesse, de acordo com o artigo 6.º, número 1, alínea b) do Regulamento sobre a Proteção de Dados.
3. Entidades e categorias de entidades às quais os dados pessoais podem ser comunicados e contexto da comunicação:
Tendo em conta os âmbitos do tratamento como indicado acima e dentro dos limites estritos de pertinência destes âmbitos, os dados pessoais do Titular dos Dados serão comunicados em Portugal, dentro ou fora da União Europeia, às seguintes entidades, no âmbito da inscrição e da participação posterior no Evento:
(i) às autoridades fiscais e outras autoridades públicas, quando for obrigatório por lei ou mediante pedido destas;
(ii) às instituições financeiras para a execução dos pagamentos relacionados com a inscrição;
(iii) às estruturas e/ou empresas externas às quais a AIM recorre no âmbito da execução de atividades conexas, instrumentais ou consequentes à inscrição e à participação posterior no Evento (como serviços de imprensa, tratamento de dados e consultorias de TI, atividades promocionais de empresas participantes no Evento, envio do programa do evento, créditos para a Formação Médica Contínua, reservas de hotéis, etc.);
(iv) aos consultores externos (por exemplo, para a gestão de obrigações fiscais) se não forem designados Subcontratantes por escrito;
(v) tendo em conta o facto de que a AIM faz parte de um Grupo internacional: às empresas controladoras, controladas ou associadas, nos âmbitos administrativo e contabilístico.
As entidades acima referidas, às quais os dados pessoais do Titular dos Dados serão ou poderão ser comunicados (na medida em que não sejam designados Subcontratantes), tratarão os dados pessoais como Responsáveis pelo Tratamento de acordo com a Lei da Privacidade, com total autonomia, sendo completamente separados do tratamento inicial executado pela AIM.
Sem o consentimento para a comunicação dos dados pessoais e para o tratamento conexo, nos casos em que tal for previsto pela Lei da Privacidade, as operações que exijam a comunicação podem não ser executadas, com consequências conhecidas pelo Titular dos Dados.
Está disponível nos gabinetes jurídicos da AIM uma lista pormenorizada e constantemente atualizada destas entidades, incluindo os respetivos estabelecimentos.
Como referido atrás, a imagem ou a voz do Titular dos Dados gravada durante o Evento pode ser utilizada em vídeos, gravações de áudio e/ou fotografias do Evento publicados no sítio web e nas redes sociais do Grupo AIM, bem como no sítio web e nas redes sociais do próprio Evento, caso existam.
Sempre que seja necessário para a execução do contrato, os dados pessoais do Titular dos Dados podem ser transferidos para países dentro da União Europeia e/ou para países fora da União Europeia, em total conformidade com as normas da Lei da Privacidade, com o Regulamento sobre a Proteção de Dados, com as determinações e decisões da autoridade de proteção de dados respetiva, bem como com os regulamentos da UE.
Em especial, sempre que seja necessário, a AIM compromete-se a cumprir as normas definidas, respetivamente, pelas Decisões 2001/497/CE, 2004/915/CE e 2010/87/UE (de acordo com o caso específico), que obrigam à assinatura das chamadas «cláusulas contratuais-tipo» entre as entidades jurídicas envolvidas no tratamento de dados fora da União Europeia.
4. Direitos do Titular dos Dados:
Os artigos 15.º e seguintes do Regulamento sobre a Proteção de Dados conferem ao Titular dos Dados o direito de obter:
. a confirmação ou a recusa da existência de dados pessoais relacionados com o Titular dos Dados, mesmo que ainda não registados e a sua comunicação num formato compreensível;
. a indicação da origem dos dados pessoais, dos seus âmbitos e das suas formas de tratamento, da lógica aplicada em caso de tratamento por meio de ferramentas eletrónicas e dos dados de identificação do Responsável pelo Tratamento;
. a atualização, a retificação, a integração, o cancelamento, a transformação em dados anónimos ou o bloqueio de dados tratados em violação da lei - incluindo os dados em relação aos quais a conservação não é necessária para os âmbitos para os quais foram recolhidos e tratados posteriormente. A documentação destas operações, também relativa ao seu conteúdo, é levada ao conhecimento dos Titulares dos Dados cujos dados foram comunicados ou publicados, exceto no caso em que esta obrigação seja impossível de cumprir ou exija a utilização de ferramentas que sejam obviamente desproporcionais em relação ao direito conferido.
Além disso, o Titular dos Dados tem o direito a:
. opor-se, parcial ou totalmente, por motivos legítimos, ao tratamento dos seus dados pessoais, mesmo que sejam coerentes com o âmbito da recolha;
. apresentar uma reclamação à Autoridade de Proteção de Dados, como previsto no Regulamento sobre a Proteção de Dados.
Para conhecer a lista pormenorizada e constantemente atualizada das entidades às quais os dados pessoais do Titular dos Dados podem ser comunicados e exercer os direitos conferidos pelos artigos 15.º e seguintes do Regulamento sobre a Proteção de Dados, o Titular dos Dados pode entrar em contacto com o Responsável pelo Tratamento de Dados nos seguintes endereços:
Avenida Conde de Valbom nº 6 5º
Telefone: +351 21 324 50 40
Correio eletrónico: lisbon@aimgroup.eu
5. Duração do tratamento.
Exceto no caso das obrigações legais, os dados pessoais dos Titulares dos Dados serão conservados apenas enquanto durar o Evento. Não obstante o acima exposto, a AIM poderá conservar alguns dados pessoais do Titular dos Dados também após o termo do tratamento, exclusivamente no âmbito da defesa ou salvaguarda dos seus direitos, ou nos casos determinados por lei ou por despacho de uma autoridade judicial ou governamental.
(1) De acordo com o artigo 4.ª do Regulamento sobre a Proteção de Dados, entende-se por «dados pessoais» informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»); é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular;
